องค ความร เร อง การจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน

Transcription

1 องค ความร เร อง การจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน สน บสน นประเด นย ทธศาสตร ท 3 : พ ฒนาส าน กหอสม ดตามหล กการบร หารจ ดการท ด และม ประส ทธ ภาพ กลย ทธ ท 1 : ปร บปร ง/พ ฒนากระบวนการปฏ บ ต งานให ม ประส ทธ ภาพ ประเด นความร ท สอดคล องก บย ทธศาสตร การพ ฒนาค ณภาพการปฏ บ ต งาน ผ ด าเน นการจ ดการความร : ช มชนแนวปฏ บ ต All in One ค ม อการปฏ บ ต งาน เปร ยบเสม อนแผนท บอกเส นทางการท างานท ม จ ดเร มต น และส นส ดของกระบวนการ ท ระบ ถ ง ข นตอนและรายละเอ ยดของกระบวนการต างๆ ขององค กรและว ธ ควบค มกระบวนการน น ม กจ ดท าข น ส าหร บล กษณะงานท ซ บซ อน ม หลายข นตอนและเก ยวข องก บคนหลายคน และสามารถปร บปร งเปล ยนแปลง ได เม อม การเปล ยนแปลงการปฏ บ ต งาน การจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งานท าให ได งานท ม ค ณภาพตามท ก าหนด ผ ปฏ บ ต งานไม เก ดความส บสน แต ละหน วยงานร งานซ งก นและก น บ คลากรหร อเจ าหน าท สามารถท างานแทนก นได สามารถเร มปฏ บ ต งานได อย างถ กต องและรวดเร วเม อม การโยกย ายต าแหน งงาน ลดข นตอนการท างานท ซ บซ อน ลดข อผ ดพลาดจาก การท างานท ไม เป นระบบ ช วยในการออกแบบระบบงานใหม และปร บปร งงาน ฯลฯ ซ งในการจ ดท า ผ ท า จะต องม ท กษะในด านการว เคราะห การส อสาร ออกแบบ และการประเม นผล การจ ดการความร เร อง การจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งานของช มชนแนวปฏ บ ต All in One ด าเน นการโดยการจ ดก จกรรมเต มเต มความร และแลกเปล ยนเร ยนร เพ อแลกเปล ยน แบ งป นความร จนได องค ความร เก ยวก บการจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน ผลการด าเน นการจ ดการความร ด งกล าวท าให สมาช กช มชนฯ ได ม องค ความร ท สามารถน าไป ประย กต ใช ในการจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งานในหน าท ท ตนเองร บผ ดชอบได ม ค ม อการปฏ บ ต งานช วยให สามารถท างานได ง ายข น คนท างาน "ร งาน ผ บ งค บบ ญชา ได งานมาตรฐานเด ยวก น องค กร " ม ประส ทธ ภาพ ผ ร บบร การ "พ งพอใจ 1

2 เอกสาร ค อ ส งหร อส อท ใช อธ บายถ งท ศทาง แนวทาง ข นตอนหร อว ธ การปฏ บ ต งาน โดยอาจจะอย ใน ล กษณะต าง ๆ เช น ระเบ ยบปฏ บ ต ค ม อการปฏ บ ต งาน ว ธ การท างาน ร ปภาพ แบบฟอร ม เป นต น การจ ดท าเอกสาร ค อ การก าหนดแนวทาง ข นตอน หร อว ธ การไว เป นลายล กษณ อ กษร เพ อใช ในการ ต ดต อส อสารหร อเป นแนวทางในการปฏ บ ต งาน เอกสารภายในองค กร (Documentation Overview) เอกสารของแต ละองค กรม กประกอบด วย - เอกสารแสดงว ส ยท ศน ภารก จ นโยบาย และว ตถ ประสงค ขององค กร - ค ม อค ณภาพ (Quality Manual) - ระเบ ยบปฏ บ ต ค ม อการปฏ บ ต งาน (Procedure Manual/Work Manual) - ว ธ การท างาน (Work Instruction) - เอกสารจากภายนอกท จ าเป นต องใช ในการปฏ บ ต งาน (Support Document) โครงสร างของระบบเอกสารในองค กร โครงสร างของระบบเอกสารในองค กร โดยท วไปแบ งเป น 4 ระด บ ค ม อค ณภาพ (Quality Manual) ระเบ ยบปฏ บ ต งาน (Procedure Manual), ค ม อการปฏ บ ต งาน (Work Manual) ว ธ ปฏ บ ต งาน/ว ธ การท างาน ( Work Instruction) แบบฟอร ม, บ นท กและเอกสาร สน บสน น (Form, Record and Support document) ค ม อการปฏ บ ต งาน (Work Manual)

3 ระด บท 1: ค ม อค ณภาพ ค ม อค ณภาพ (Quality Manual) - ระบ รายละเอ ยดขององค กร และนโยบาย ว ส ยท ศน ภารก จ ขององค กร - ประกอบด วยกระบวนการต างๆท อย ในความร บผ ดชอบขององค กร - อ างอ งถ งระเบ ยบปฏ บ ต ท สน บสน นนโยบายขององค กรและกระบวนการ - อธ บายปฏ ส มพ นธ ของแต ละกระบวนการภายในองค กร โครงสร างของค ม อค ณภาพ ประกอบด วย - ว ตถ ประสงค /ขอบเขตขององค กร - ข อม ลแนะน าองค กร ประว ต องค กร - โครงสร างองค กร หน าท ความร บผ ดชอบ - นโยบายขององค กร (นโยบาย ว ส ยท ศน ภารก จ) - ผ งกระบวนการภายในองค กร - รายละเอ ยดของแต ละกระบวนการโดยส งเขป ประโยชน ของค ม อค ณภาพ - เป นแนวทางให ก บเจ าหน าท ทราบถ งนโยบาย ว ส ยท ศน ภารก จ ขององค กร - ใช อธ บายจ ดประสงค และโครงสร างองค กร - สร างความประท บใจให แก บ คคลท วไป ให ม ความม นใจมากข น - ใช อธ บายรายละเอ ยดของกระบวนการ - เป นพ นฐานส าหร บผ บร หารใช ในการทบทวนและตรวจต ดตามระบบบร หารค ณภาพภายใน ระด บท 2: ระเบ ยบปฏ บ ต / ค ม อการปฏ บ ต งาน (Procedure / Work Manual) ระเบ ยบปฏ บ ต / ค ม อการปฏ บ ต งาน (Procedure / Work Manual) เอกสารท ใช ประกอบการปฏ บ ต งานอย างใดอย างหน ง ท ก าหนดภาระหน าท ความร บผ ดชอบไว ในมาตรฐานก าหนดต าแหน ง (Job description) ม ค าอธ บายงานท ปฏ บ ต ประว ต ความเป นมา ม แผนกลย ทธการปฏ บ ต ก าหนดต วช ว ด การประเม นผล ซ งในแต ละบท/เร อง/ห วข อ ต องม ความค ดหล ก ว ตถ ประสงค และเน อหา สาระท ม ความสมบ รณ ม รายละเอ ยดครอบคล มเน อหาในแต ละเร อง ม กฎ ระเบ ยบ พระราชบ ญญ ต หน งส อเว ยน มต ต าง ๆ เอกสารท เก ยวข อง หล กเกณฑ และว ชาการ เทคน คหร อแนวทางใน การปฏ บ ต งาน ป ญหาอ ปสรรค และแนวทางแก ไข ข อเสนอแนะ ท งน ต องใช ประกอบ การปฏ บ ต งานมาแล วและต องจ ดท าเป นร ปเล ม (อ างถ ง เสถ ยร คาม ศ กด : การเข ยนค ม อปฏ บ ต งาน, 2553) - เปร ยบเสม อนแผนท บอกเส นทางการท างานท ม จ ดเร มต น และส นส ดของกระบวนการ - ระบ ถ งข นตอนและรายละเอ ยดของกระบวนการต างๆ ขององค กรและว ธ ควบค มกระบวนการน น - ม กจ ดท าข นส าหร บล กษณะงานท ซ บซ อน ม หลายข นตอนและเก ยวข องก บคนหลายคน - สามารถปร บปร งเปล ยนแปลงได เม อม การเปล ยนแปลงการปฏ บ ต งาน

4 ว ตถ ประสงค ของการจ ดท าระเบ ยบปฏ บ ต /ค ม อการปฏ บ ต งาน - เพ อให การปฏ บ ต งานในป จจ บ นเป นมาตรฐานเด ยวก น - ผ ปฏ บ ต งานทราบและเข าใจว าควรท าอะไรก อนและหล ง - ผ ปฏ บ ต งานทราบว าควรปฏ บ ต งานอย างไร เม อใด ก บใคร - เพ อให การปฏ บ ต งานสอดคล องก บนโยบาย ว ส ยท ศน ภารก จ และเป าหมายขององค กร - เพ อให ผ บร หารต ดตามงานได ท กข นตอน - เป นเคร องม อในการฝ กอบรม - ใช เป นเอกสารอ างอ งในการท างาน - ใช เป นส อในการประสานงาน ประโยชน ของการจ ดท าระเบ ยบปฏ บ ต /ค ม อการปฏ บ ต งาน ส าน กงานคณะกรรมการพ ฒนาระบบข าราชการ (ก.พ.ร) ให ความส าค ญและประโยชน ของการจ ดท า ค ม อปฏ บ ต งาน ไว ด งน 1. เพ อให การปฏ บ ต งานเป นมาตรฐานเด ยวก น 2. ผ ปฏ บ ต งานทราบและเข าใจว าควรท าอะไรก อนหล ง 3. เพ อให ผ ปฏ บ ต งานทราบว าควรปฏ บ ต อย างไร เม อใด ก บใคร 4. เพ อให การปฏ บ ต งาน สอดคล องก บนโยบาย ว ส ยท ศน ภารก จ และเป าหมายขององค กร 5. เพ อให ผ บร หารต ดตามงานได ท กข นตอน 6. เป นเคร องม อในการฝ กอบรม 7. ใช เป นเอกสารอ างอ งในการท างาน 8. ใช เป นส อในการประสานงาน 9. ได งานท ม ค ณภาพตามก าหนด 10. ผ ปฏ บ ต งานไม เก ดความส บสน 11. แต ละหน วยงานร งานซ งก นและก น 12. บ คลากรหร อเจ าหน าท สามารถแทนก นได 13. สามารถเร มปฏ บ ต งานได อย างถ กต องและรวดเร วเม อม การโยกย ายต าแหน งงาน 14. ลดข นตอนการท างานท ซ บซ อน 15. ลดข อผ ดพลาดจากการท างานท ไม เป นระบบ 16. ช วยเสร มสร างความม นใจในการท างาน 17. ช วยให เก ดความสม าเสมอในการปฏ บ ต งาน 18. ช วยลดความข ดแย งท อาจเก ดข นในการท างาน 19. ช วยลดการตอบค าถาม 20. ช วยลดเวลาการสอนงาน 21. ช วยให การท างานเป นม ออาช พ 22. ช วยในการออกแบบระบบงานใหม และปร บปร งงาน 23. ผ ปฏ บ ต งานทราบรายละเอ ยดและท างานได อย างถ กต อง 24. ทราบถ งต าแหน งงานท ร บผ ดชอบ 25. ทราบถ งเทคน คในการท างาน

5 ระด บท 3: ว ธ ปฏ บ ต งาน/ว ธ การท างาน (Work Instruction) ว ธ ปฏ บ ต งาน/ว ธ การท างาน (Work Instruction) ว ธ การปฏ บ ต งานจะม รายละเอ ยดว ธ การท างานเฉพาะ หร อแต ละข นตอนย อยของกระบวนการ เป น ข อม ลเฉพาะ ค าแนะน าในการท างานและรวมท งว ธ ท องค กรใช ในการปฏ บ ต งานโดยละเอ ยด การจ ดท าเอกสารว ธ ปฏ บ ต งานม ล กษณะด งน - ม การระบ ถ งว ตถ ประสงค - ไม ม โครงสร างท ช ดเจน เข ยนได หลายล กษณะตามความเหมาะสมของงาน - ควรเข ยนให เข าใจง าย ม ความย ดหย นและร ดก ม - ใช ค าศ พท ให เหมาะสมก บผ ใช งานเอกสาร - อาจเป นข อความ Flow chart ร ปภาพ ร ปการ ต น หร อว ด โอ ประโยชน ของเอกสารว ธ ปฏ บ ต งาน - ผ ปฏ บ ต งานทราบรายละเอ ยดและท างานได อย างถ กต อง - ทราบถ งต าแหน งงานท ร บผ ดชอบ - ทราบถ งเทคน คว ธ การท างานท ม ประส ทธ ภาพ ระด บท 4:แบบฟอร ม บ นท กและเอกสารสน บสน น แบบฟอร ม บ นท กและเอกสารสน บสน น - เป นเอกสารท ใช ในการท างานเพ อให งานน นๆ ม ความสมบ รณ - แบบฟอร ม (Forms) ใช ส าหร บลงบ นท กผลการท างานและผลล พธ ท ได จากการท างาน - บ นท ก (Record) จะถ กเก บไว ส าหร บการเร ยกออกมาใช และควรม การควบค มตามกระบวนการ ควบค มบ นท ก - เอกสารสน บสน น (Support Document) เอกสารท ใช อ างอ งหร ออธ บายรายละเอ ยดในการท างานใน ร ปแบบท องค กรม ใช อย เช น พระราชบ ญญ ต พระราชก าหนด กฎหมาย หน งส อช แจง มาตรฐานต าง ๆ เป นต น ประโยชน ของแบบฟอร มและเอกสารสน บสน น - ช วยให การท างานน นๆ ม ความสมบ รณ ครบถ วน - เป นเอกสารอ างอ งในการท างาน - ช วยให ไม ท างานผ ดข นตอน - ช วยป องก นอ บ ต เหต ท างานได อย างปลอดภ ย สาเหต ท หลายองค กรไม จ ดท าค ม อ - อ างอ งบ คคลในหน วยงานท ท างานมานาน ม ประสบการณ ส ง จ งไม เห นความจ าเป นในการจ ดท าค ม อ - บางหน วยงานม ล กษณะงานท ไม ซ าซ อน ม ข นตอนน อยและตายต วไม ม การเปล ยนแปลง จ านวน บ คลากรไม มากจ งไม เห นความจ าเป นในการจ ดท าค ม อ

6 - บางหน วยงานไม เคยม คนใหม เข ามาท างาน คนเด มหร อคนป จจ บ นร งานหมดแล ว จ งไม เห นความจ าเป น ในการจ ดท าค ม อ ล กษณะของเอกสารการปฏ บ ต งานท ด - กระช บ ช ดเจน เข าใจได ง าย - เป นประโยชน ส าหร บการท างานและฝ กอบรม - เหมาะสมก บองค กรและผ ใช งานแต ละกล ม - ม ความน าสนใจ น าต ดตาม ม ต วอย างประกอบ - ม ความเป นป จจ บ น (Update) ไม ล าสม ย ค ณสมบ ต และท กษะของผ จ ดท าเอกสารการปฏ บ ต งาน ค ณสมบ ต - ม ความร ความเช ยวชาญในการปฏ บ ต งานเร องน น ๆ - เป นคนช างส งเกต - เอาใจใส ในรายละเอ ยดของการปฏ บ ต งาน - ร ทฤษฎ และความร พ นฐานของการว เคราะห ระบบงาน - ร หล กการส อสารในร ปแบบต าง ๆ - ร เทคโนโลย สม ยใหม 12 ข นตอนการจ ดท าเอกสารการปฏ บ ต งาน ท กษะ - ท กษะการว เคราะห (Analysis Skills) - ท กษะการส อสาร (Communication Skills) - ท กษะออกแบบ (Design Skills) - ท กษะการประเม นผล (Evaluation Skills) 1. ศ กษารายละเอ ยดของงานจากเอกสาร 2. ส งเกตการปฏ บ ต งานจร ง 3. จ ดท า Work Flow อย างง าย 4. จ ดท ารายละเอ ยดในแต ละข นตอน 5. ม การทดสอบโดยให ผ ปฏ บ ต งานอ าน และผ ท ไม ได ปฏ บ ต งานอ าน 6. ตรวจสอบก บน ต กร ว าม ประเด นใดข ดต อกฎหมาย หร อกฎระเบ ยบของทางหน วยงานหร อไม หากม ให แก ไขปร บปร ง 7. ขออน ม ต 8. บ นท กเข าระบบการควบค มและแจกจ ายเอกสาร 9. ด าเน นการแจกจ ายหร อเผยแพร 10.ด าเน นการฝ กอบรมหร อช แจงว ธ การใช 11.ม การทดสอบความเข าใจของผ ใช งาน 12.รวบรวมข อเสนอแนะเพ อปร บปร งค ม อให เก ดประส ทธ ภาพส งส ด

7 เคร องม อพ เศษในการจ ดท าเอกสาร 1.การศ กษาและว เคราะห กระบวนการ (Process Analysis) Input-Output Analysis 2. การใช Flow Chart แนวทางการเข ยน Flow Chart ค อ การใช ส ญล กษณ ต างๆ ในการเข ยนแผนผ ง การท างาน เพ อให เห นถ งล กษณะ และความส มพ นธ ก อนหล งของแต ละข นตอนในกระบวนการท างาน ประโยชน ของ Flow Chart - ช วยให เข าใจกระบวนการท างานง ายข น - เป นเคร องม อส าหร บฝ กอบรมพน กงาน - การช บ งถ งป ญหา และโอกาสในการปร บปร งกระบวนการ - ช วยให เห นภาพความส มพ นธ ระหว างบ คคล - สะดวกในการน าไปเข ยนเป นระเบ ยบปฏ บ ต ค ม อการปฏ บ ต งาน หร อว ธ การปฏ บ ต งานในล าด บต อไป การเข ยน Flowchart - ผ เข ยนควรเข าใจกระบวนการและการปฏ บ ต งานจร ง - ก าหนดกระบวนการท ต องเข ยน Flowchart - เข ยนข นตอน ก จกรรม การต ดส นใจ - จ ดล าด บก อนหล งของข นตอนด งกล าว - เข ยน Flowchart โดยใช ส ญล กษณ ท เหมาะสม - ตรวจสอบและปร บปร ง Flowchart ท เข ยนเสร จ ปฏ บ ต ได กระบวนการม ประส ทธ ภาพ ไม ซ าซ อน ท า แล วได ประโยชน โครงสร างของระเบ ยบปฏ บ ต /ค ม อการปฏ บ ต งาน ประกอบด วย 1. ว ตถ ประสงค (Objectives) : เป นการช แจงให ผ อ านทราบถ งว ตถ ประสงค ในการจ ดท าเอกสารเร องน ข นมา 2. ขอบเขต (Scope) : เป นการช แจงให ผ อ านทราบถ งขอบเขตของกระบวนการในค ม อว าครอบคล ม ต งแต ข นตอนใด ถ งข นตอนใด หน วยงานใด ก บใคร ท ใด และเม อใด 3. ค าจ าก ดความ (Definition) : เป นการช แจงให ผ อ านทราบถ งค าศ พท เฉพาะซ งอาจเป นภาษาไทย หร อภาษาอ งกฤษ หร อค าย อ ท กล าวถ งภายใต ระเบ ยบปฏ บ ต น นๆ เพ อให เป นท เข าใจตรงก น 4. หน าท ความร บผ ดชอบ (Responsibilities) : เป นการช แจงให ผ อ านทราบว าม ใครบ างท เก ยวข องก บ ระเบ ยบปฏ บ ต น น ๆ โดยม กจะเร ยงจากผ อ านาจหร อต าแหน งส งส ดลงมา

8 5. ข นตอนการปฏ บ ต หร อระเบ ยบปฏ บ ต (Procedure) : เป นการอธ บายข นตอนการท างานอย าง ละเอ ยด ว าใคร ท าอะไร ท ไหน อย างไร เม อใด โดยสามารถจ ดท าได ในร ปแบบต าง ๆ ได แก การใช ข อความ อธ บาย การใช ตารางอธ บาย การใช แผนภ ม และการใช Flow Chart 6.เอกสารอ างอ ง (Reference Document) : เป นการช แจงให ผ อ านทราบถ งเอกสารอ นใดท ต องใช ประกอบค ก นหร ออ างอ งถ งก น เพ อให การปฏ บ ต งานน นๆ สมบ รณ ได แก ระเบ ยบปฏ บ ต เร องอ น พระราชบ ญญ ต กฎหมาย กฎระเบ ยบ หร อว ธ การท างาน เป นต น 7.แบบฟอร มท ใช (Form) : เป นการช แจงให ผ อ านทราบถ งแบบฟอร มต าง ๆ ท ต องใช ในการบ นท ก ข อม ลของผ ท เก ยวข อง ในการปฏ บ ต งานของกระบวนการน น ๆ 8.เอกสารบ นท ก (Record) : เป นการช แจงให ผ อ านทราบว าบ นท กใดบ างท ต องจ ดเก บเพ อเป นข อม ล หร อหล กฐานของการปฏ บ ต งานน น ๆ พร อมท งระบ ถ งผ ร บผ ดชอบในการจ ดเก บ สถานท ระยะเวลา และว ธ การ จ ดเก บ

9 การเข ยนค ม อการปฏ บ ต งาน ควรก าหนดเป นบท ๆ ท เป นประเด นส าค ญ 5 บทหล ก ส วนประกอบของร ปเล มค ม อปฏ บ ต งาน ส วนประกอบตอนต น 1. ปกนอก 2. ปกใน 3. ค าน า 4. สารบ ญ 5. บ ญช ตาราง/บ ญช ภาพประกอบ (ถ าม ) ส วนเน อหา

10 ส วนท เป นเน อหาตามท ท าโครงร างโดยต องปร บปร งให เป น สารบ ญ ท แบ งเป นบท ๆ ควรน าเสนอแต ละ บทว าม แนวค ดโดยย ออย างไร แนวค ดเม อน าไปปฏ บ ต อย างไร แล วจ งเร มท เน อหา ซ งอาจจะม ท ง อ ญประกาศ และเช งอรรถ ท อ างอ งในเน อหาสาระ หร อตารางภาพประกอบ (ถ าม ) ส วนประกอบตอนท าย 1. บรรณาน กรม 2. ภาคผนวก 3. ประว ต ย อผ เข ยน ข อส งเกตในการจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งาน งานท น ยมจ ดให ม ค ม อการปฏ บ ต งาน ค องานท เป นการปฏ บ ต การ(Operation) โดยงานเหล าน ต องการ ความสม าเสมอ (Consistency) ของงานในท กคร งท ปฏ บ ต จ งจ าเป นต องม เอกสารค ม อก าก บหร อเป นแนวทาง ในการปฏ บ ต ส วนงานท ไม ต องการความละเอ ยดรอบคอบมากน กหร องานท ไม ซ าก นท กคร งในการปฏ บ ต ไม จ าเป นต องม ค ม อการปฏ บ ต งานก ได สร ปประเด นหล กส าค ญในการเข ยนค ม อการปฏ บ ต งาน แบ งออกเป น 5 บท จะต องเข ยนอธ บายให ต อเน องก นไป ด งต อไปน บทท 1 ความเป นมาความจ าเป น ต องหาต ว Keyword ของช อเร องให ได แล วเอามาอธ บายความ เป นมาของงานต งน น ว าส าค ญอย างไร หากไม ม งานน จะม ผลกระทบต อผ บร หารอย างไร จะม ผลกระทบต อ อาจารย อย างไร จะม ผลกระทบต อน ส ตน กศ กษาอย างไร จะม ผลต อผ ร บบร หารอย างไร เม อม ผลกระทบด งกล าว เราจ งสนใจท จะท าค ม อ โดยย ดหล ก ย อหน าแรกว เคราะห ว าท าไมเราจ งท าเร องน ย อหน าท สอง ท าแล วได อะไร ย อหน าท สามสร ปปมท ต องท าค ม อหร อท อยากร ประมาณ 2-3 หน ากระดาษ A 4 ต วอย าง ค ม อการขอเล อน ต าแหน งทางว ชาการของคณาจารย ส งก ดมหาว ทยาล ยศร นคร นทรว โรฒ ไม ใช ว าไปอธ บายช แจงความเป นมา อย างละเอ ยดว า มหาว ทยาล ยศร นคร นทรว โรฒ ก อต งมาอย างไร หร อไปอธ บายช แจงความเป นมาของกองการ เจ าหน าท ว าเป นอย างไร ต องเอาต ว Keyword ค อ งานการเล อนต าแหน งทางว ชาการ โดยการอธ บายช แจงให เห นว างานการเล อนต าแหน งทางว ชาการ น ม ความเป นมาอย างไร หากไม ม งานน จะม ผลกระทบต อผ บร หาร อย างไร ต อผ ปฏ บ ต อย างไร ต อคณาจารย อย างไร ต อน ส นน กศ กษาอย างไร ม ใครกล าวไว บ างหร อพ ดไว ท ไหนบ าง หร อม ข อหาร อ ม หน งส ออะไรพ ดถ งบ างต องม การอ างอ งให ม ความน าเช อถ อในผลงาน ฯลฯ เม อเป นเช นน เราจ ง เล อกท าเป นค ม อการปฏ บ ต งานน ถ าม ค ม อน แล วจะได อะไร จะแก ป ญหาต าง ๆ ท ม ผลกระทบใครต อใครท กล าว ไว แล วข างต นอย างไร จร งหร อไม ต องอ างอ งผลงานท ม คนเคยท าไว แล ว หร อม คนพ ดไว เก ยวก บเร องน มาอ างอ งบ าง จะได ให เป นท เช อถ อของผลงานไม ใช กล าวลอย ๆ แล วต อมาจ งสร ปว าเราอยากจะร อะไรก บการท าค ม อการ ปฏ บ ต งานน เป นต น บทท 2 บทบาทหน าท ความร บผ ดชอบ บทท 1 เราอธ บายไปแล วว างานส าค ญอย างไร ม ความเป นมา อย างไร เจ านายหร อผ บ งค บบ ญชาจ งมอบหมายหน าท ความร บผ ดชอบให ท างานท ว าส าค ญและจ าเป นน น ต อง เข ยนอธ บายช แจงตาม ข อตกลง TOR(Term of Reference) หร อมาตรฐานก าหนดต าแหน ง โดยแยกออกเป น

11 หน าท ความร บผ ดชอบ และล กษณะงานท ต องปฏ บ ต งานน น เม อม หน าท ความร บผ ดชอบ และล กษณะงานท ปฏ บ ต แล ว จะม การบร หารจ ดการงานน นอย างไร เข ยนอธ บายเป นโครงสร างการบร หารจ ดการงานท ว าส าค ญน น บทท 3 หล กเกณฑ ว ธ การปฏ บ ต งานและเง อนไข งานท ว าส าค ญและจ าเป น จ งม การมอบหมายหน าท ความร บผ ดชอบให ท างาน ม การบร หารจ ดการงานน น แต จะท างานให บรรล ความส าเร จ จะต องม หล กเกณฑ ว ธ การและหร อเง อนไขในการปฏ บ ต งานน น โดยจะต องม การว เคราะห และส งเคราะห กฎหมาย ระเบ ยบ ข อบ งค บ ประกาศ หน งส อเว ยน มต ของท ประช มคณะต าง ๆ ท เก ยวข อง เอามาสร ปแยกแยะให ออกว าตรงไหนข อ ไหน เป นหล กเกณฑ ตรงไหนเป นว ธ การ ตรงไหนเป นเง อนไข แต ละประเด นม รายละเอ ยดอะไรว าไว อย างไร เข ยนอธ บายช แจงให เป นภาษาของผ ปฏ บ ต และผ ร บบร การอ านแล วเข าใจตรงก น ไม ควรเอาต วบทกฎหมายมา เข ยนล วน ๆ ต องด ดแปลงให เป นภาษาท ใช ในการปฏ บ ต งาน ส าหร บห วข อรองท ส าค ญอ กห วข อหน งค อ ข อส งเกต/ข อควรระว งหร อส งท ควรค าน งในการปฏ บ ต งาน เราผ านงานน มาหลายป ม ประสบการณ ในการท างานน มา ต องว เคราะห ให ออกว าการปฏ บ ต งานน แยกเป นผ ปฏ บ ต ควรระว งอะไรบ าง ผ ร บบร การควรระว งอะไรบ าง ผ บ งค บบ ญชาควรระว งอะไรบ าง ท เราพบบ อย ๆ หร อม ข อผ ดพลาดอย บ อย ๆ อาจจะแยกเป นส งท ควรค าน งในด านหล กเกณฑ ส งท ควรค าน งในด านว ธ การ ส งท ควร ค าน งในด านเง อนไข หร อส งท ควรค าน งในการกรอกแบบฟอร มต าง ๆ ฯลฯ อ กห วข อท ส าค ญไม แพ ก นค อ งานของผ อ นท เคยเข ยนไว แล ว หร อเคยท าเป นงานว จ ย งานว เคราะห เข ยน เป นบทความไว ต องศ กษาเอามาสร ปอ างอ งไว แต ควรให ท นสม ย ตามหล กการไม ควรเก น 10 ป ยกเว นท เป น กฎหมาย และย งใช อย ป จจ บ น จะท าให งานของเราเป นท น าเช อถ อได ในป จจ บ นและท นสม ย บทท 4 เทคน คในการปฏ บ ต งาน บทน จะแสดงถ งความเป นผ ท ม ประสบการณ ในการท างานน แสดงถ ง ความเป นผ ช านาญงาน เป นผ ช านาญการ เป นผ เช ยวชาญในงาน เพราะห วข อรองท กห วข อม ความส าค ญท งส น จากบทท 1 บทท 2 บทท 3 เก ยวโยงส มพ นธ ก นมาเป นล าด บ การจะท าให งานบรรล ความส าเร จ ต องม แผนกล ย ทธ ในการปฏ บ ต งาน ต องม ข นตอนในการปฏ บ ต งาน(Flow Chart) ต องม ว ธ การท าให ผ ร บบร การม ความพ ง พอใจ งานล าช าไม เป นไปตามก าหนดจะม ว ธ การต ดตามงานอย างไร ม หล กเกณฑ ม ว ธ การ ม ข อตกลงก าหนดไว อย างไร งานจะส าเร จไม ส าเร จจะม การประเม นความส าเร จอย างไร จะท ารายว น รายส ปดาห รายเด อน ท ก 3 เด อน และหร อ ท ก 6 เด อน และหร อราย ป ท าอย างไร ผ ท จะปฏ บ ต งานน ได อย างม ประส ทธ ภาพจะต องม จรรยาบรรณอย างไร ต องม สมรรถนะ(Competency) อย างไรจ งจะปฏ บ ต งานได โดดเด นในหน วยงานหร อองค กร บทท 5 ป ญหาอ ปสรรค แนวทางแก ไข และการพ ฒนา บทน สามารถว เคราะห แยกแยะออกเป นหล ก ใหญ ๆ ได ด งน 1. เสนอป ญหา แนวทางแก ไขและหร อการพ ฒนา ตามแต ละข นตอนการปฏ บ ต งาน และหร อ 2. เสนอป ญหา แนวทางแก ไขและหร อการพ ฒนา ตามห วข อรอง ด านหล กเกณฑ ด านว ธ การ ปฏ บ ต งาน ด านเง อนไขการปฏ บ ต งาน ด านแบบฟอร ม และหร อ 3. เสนอป ญหา แนวทางแก ไขและหร อการพ ฒนา ด านต วบ คคล องค คณะบ คคล ผ ร บบร การ ผ บร หาร ผ ปฏ บ ต และหร อ 4. เสนอป ญหา แนวทางแก ไขและหร อการพ ฒนา มองในม มท ท าการ SWOT และหร อ

12 5. เสนอป ญหา แนวทางแก ไขและหร อการพ ฒนา กรณ ศ กษาท เกดข นภายในหน วยงาน ภายในองค กร ท สามารถควบค มได หร อกรณ ท เก ดข นจากภายนอกท ไม สามารถควบค มได จะม ว ธร การอย างหร และหร อ 6. เสนอป ญหา แนวทางแกไข การพ ฒนา ในล กษณะ ถาม ตอบ เป นข อ ๆ ท งน สามารถน ากรณ ตาม ข อ 1 ข อ 5 มาสร ปรวมน าเสนอแต ละประเด นเป น ข อ 6 ก ได เทคน คการจ ดท าค ม อการปฏ บ ต งานให น าสนใจ 1. การใช แบบฟอร ม ม ข อด ค อ ม ความช ดเจนในปฏ บ ต งานได ตามข นตอนไม ผ ด ข นตอน เก บรายละเอ ยด ได ครบ ม ความสมบ รณ เป นเอกสารอ างอ งในการพ จารณา ม ความย ดหย นในการแก ไข แต ม ข อด อย ค อ หากไม ม การช แจงให เข าใจอาจผ ดพลาดได แก ไขได ยาก หากพ มพ จากโรงพ มพ ไม ม รายละเอ ยดว ธ การใช 2. การใช ภาพการ ต น ม ข อด ค อม ส ส น สะด ดตาน าสนใจ เข าใจได ง ายท กระด บ แต ม ข อจ าก ดอย ท ว าด ไม เป นทางการ ลงรายละเอ ยดได ไม ครบถ วน และหาคนม ฝ ม อท าภาพการ ต นได ค อนข างยาก 3. การใช ภาพถ าย ม ข อด ค อเข าใจง าย ประหย ดเน อท ด เป นร ปธรรม และจ งใจให เก ดการปฏ บ ต ตาม ได ง าย แต ม ข อด อยค อ การหาภาพท เหมาะสม ความสามารถในการถ ายภาพความพร อมของอ ปกรณ และเทคน ค ถ ายภาพ 4. การใช Multi Media ข อด ค อ ม ความท นสม ย ม พร อมท งภาพและเส ยง น าสนใจ น าต ดตาม ม ประส ทธ ภาพในการท าความเข าใจ สะดวกต อการเผยแพร จ ดเก บ แต ม ข อจ าก ด ค อเส ยค าใช จ ายค อนข างส ง ความสามารถของผ ใช งาน ความพร อมของเคร องม อและอ ปกรณ และสถานท 5. ทดสอบหร อทดลองใช ปฏ บ ต โดยให เพ อนร วมงานในสาขาว ชาช พและผ เก ยวข องอ านและทดลอง ปฏ บ ต บ นท กหาจ ดเด นจ ดด อย แล วน ามาปร บปร งแก ไข และให ผ ท ไม ได ปฏ บ ต งานโดยตรงก บสาขาว ชาช พ อ าน และให ข อเสนอแนะว าตรงไหนท เข าใจยากหร อไม เข าใจ ไม ช ดเจน ควรต องเพ มเต มอะไร ทางไหน หร อตรงไหน ส บสน วกวนเก นไป หร อซ าซ อน เป นต น แล วน ามาปร บปร งพ ฒนาอ กคร ง